RPA ตัวช่วยปฏิวัติธุรกิจในยุคดิจิทัล เสริมพลังการทำงานแบบอัตโนมัติ
RPA หนึ่งในเทคโนโลยีที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดข้อผิดพลาด และช่วยให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น
RPA (Robotic Process Automation) คือ เทคโนโลยีที่ช่วยให้ ซอฟต์แวร์ สามารถทำงานซ้ำ ๆ แทนมนุษย์ได้แบบอัตโนมัติ ผ่านการตั้งค่ากฎเกณฑ์และกระบวนการทำงานที่ชัดเจน ใช้ Bots หรือ ซอฟต์แวร์หุ่นยนต์เพื่อเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ในระบบดิจิทัล เช่น การป้อนข้อมูล คัดลอกไฟล์ ส่งอีเมล หรือวิเคราะห์ข้อมูล โดยไม่ต้องพัฒนาระบบใหม่ทั้งหมด มุ่งเน้นการทำงานตามคำสั่งและกฎที่กำหนดไว้ จึงเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการลดต้นทุนและเพิ่มความแม่นยำในการดำเนินงาน
RPA แบ่งออกเป็นหลายประเภทตามรูปแบบการทำงานและระดับของการควบคุม โดยแต่ละประเภทมีข้อดีและข้อจำกัดที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับลักษณะงานที่ต้องการอัตโนมัติและความซับซ้อนของกระบวนการ สำหรับ RPA ที่นำมาใช้ในองค์กรกันอย่างแพร่หลายแบ่งเป็น 2 ประเภทหลัก ดังนี้
1. Attended RPA หุ่นยนต์ที่ต้องทำงานร่วมกับมนุษย์ คอยช่วยเหลือและสนับสนุนการทำงานของมนุษย์แบบเรียลไทม์ เช่น การช่วยดึงข้อมูล การคัดลอกข้อมูลจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง หรือการแสดงผลข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจของพนักงาน ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่
ศูนย์บริการลูกค้า ที่ต้องตอบคำถามลูกค้าจำนวนมาก สามารถใช้ RPA เพื่อดึงข้อมูลลูกค้าได้อย่างรวดเร็วจากหลายระบบ ลดเวลาการค้นหาข้อมูล และเพิ่มความแม่นยำในการตอบคำถาม
งานด้านการเงินและบัญชี ใช้ RPA ช่วยดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้และตรวจสอบยอดเงินได้อัตโนมัติ ทำให้สามารถจัดการงานที่ซับซ้อนได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
การประมวลผลเอกสาร ในอุตสาหกรรมที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก เช่น โรงพยาบาลหรือบริษัทประกันภัย Attended RPA ช่วยให้พนักงานสแกนและจัดเก็บข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ
2. Unattended RPA หุ่นยนต์ที่สามารถทำงานได้เองโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องมีมนุษย์ควบคุม เช่น การประมวลผลรายงาน การตรวจสอบข้อมูล และการส่งอีเมลแจ้งเตือน ตัวอย่างเช่น
การคำนวณเงินเดือน Unattended RPA สามารถดึงข้อมูลจากระบบบัญชี รายงานเวลาทำงานของพนักงาน และคำนวณเงินเดือนโดยอัตโนมัติทุกสิ้นเดือน
การตรวจสอบและอนุมัติคำขอ เช่น คำขอเบิกค่าใช้จ่าย หรือคำขอลาหยุด และดำเนินการอนุมัติตามเกณฑ์ที่กำหนด
การบริหารจัดการสินค้าคงคลัง สามารถตรวจสอบระดับสินค้าคงคลัง และสั่งซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์โดยอัตโนมัติ
การอัปเดตข้อมูลลูกค้า เช่น ระบบ CRM หรือ ERP โดยไม่ต้องให้พนักงานทำเอง
ข้อดีสำหรับการนำ RPA มาใช้งาน
ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ – RPA ช่วยลดต้นทุนแรงงาน แทนพนักงานในการทำงานซ้ำ ๆ เช่น การป้อนข้อมูล
ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานของมนุษย์ – RPA ทำงานได้อย่างแม่นยำและสม่ำเสมอ ช่วยลดความผิดพลาดในการป้อนข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจ
กระบวนการทำงานรวดเร็วขึ้น – RPA ทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง โดยไม่ต้องหยุดพัก
รองรับการเติบโตของธุรกิจได้ดีขึ้น – RPA ขยายขอบเขตการทำงานได้ง่าย โดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงาน ทำให้ธุรกิจสามารถรองรับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นได้โดยไม่มีปัญหาด้านทรัพยากรบุคคล
สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนเริ่มใช้งาน RPA
ถึงแม้ว่า RPA จะมีศักยภาพในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการที่ต้องพิจารณาก่อนตัดสินใจนำมาใช้ เพื่อนำไปปรับใช้ได้อย่างเหมาะสมและลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ตัวอย่างเช่น
ไม่สามารถทำงานที่ซับซ้อนและต้องใช้เหตุผลเชิงวิเคราะห์ได้ เช่น หากมีข้อความในอีเมลที่มีเนื้อหาคลุมเครือหรือแตกต่างไปจากรูปแบบที่กำหนดไว้ RPA ไม่สามารถตอบกลับได้อย่างถูกต้อง
ขาดความสามารถในการสร้างสรรค์และยืดหยุ่นในการทำงาน RPA ออกแบบมาให้ทำงานตามขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างตายตัว ไม่สามารถคิดนอกกรอบหรือสร้างสรรค์แนวทางใหม่ ๆ ในการแก้ปัญหาได้
ไม่สามารถตรวจสอบหรือแก้ไขข้อผิดพลาดของข้อมูลได้เอง เช่น หากคีย์ข้อมูลผิด RPA จะดำเนินการต่อไปโดยไม่มีการแจ้งเตือน
ต้องมี การบำรุงรักษา และอัปเดตระบบอย่างต่อเนื่อง
การนำ RPA ต้องมีการวางแผนที่ดีและมีทีมงานที่พร้อมจะปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับเทคโนโลยี เพื่อช่วยให้ธุรกิจเกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการดำเนินงานและเพิ่มประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้าของคุณได้
ขอบคุณที่มาโดย : MM MODERN MANUFACTURING
ขอบคุณภาพโดย : Freepik
อ่านบทความอื่น ๆ เพิ่มเติม >> คลิกที่นี่
